Phần Mềm Quản Lý Công Văn Bằng Excel Miễn Phí

Việc làm chủ công văn hành chính trong các cơ quan, doanh nghiệp luôn luôn là vấn đề đặc biệt quan trọng. Với con số công văn nhiều hàng ngày, làm thế nào để bọn họ lưu trữ tốt, đảm bảo an toàn không nhầm lẫn, sai sót? Trong nội dung bài viết dưới đây, hãy để shop chúng tôi hướng dẫn các bạn cách sử dụng tải phần mềm quản lý công văn bởi Excel miễn giá tiền cực công dụng và ngày tiết kiệm thời gian nhé!


Những quá trình cần tiến hành để quản lý tốt công văn

Là một trong những loại sách vở có giá trị của doanh nghiệp, công văn rất cần phải sắp xếp, thống trị một giải pháp khoa học với logic. Nhờ vào các các loại văn bản phổ thay đổi hiện nay, ta có thể tạm phân tách công văn ra có tác dụng 3 loại chủ yếu như sau:

*

Một mẫu mã công văn thường gặpCông văn đến: các doanh nghiệp, cá nhân bên phía ngoài gửi văn bạn dạng tới để yêu cầu thao tác Công văn đi: Là công văn ta nhờ cất hộ cho công ty đối tác để yêu thương cầu, đề nghị hợp tácVăn phiên bản nội bộ: lưu lại hành bên trong công ty, chỉ áp dụng cho các đối tượng người sử dụng ở bên trong cơ quan

Với mỗi một số loại văn bản, bọn họ sẽ có những quy trình cai quản riêng. Tuy nhiên, mặc dù cho là loại công văn nào thì vẫn cần thỏa mãn nhu cầu đầy đủ quá trình sau:

Tiếp dấn công văn, tiến hành soạn thảo với ban hànhLưu chuyển, ký kết kết, đóng góp dấu với bàn giaoLưu trữ, sao lưu, chứa giữ

Cách cài phần mềm làm chủ công văn bằng Excel miễn phí

Hiện chưa có 1 phần mềm chuyên được dùng nào có tác dụng giúp bạn cai quản công văn. Mặc dù vậy, bạn hoàn toàn hoàn toàn có thể tận dụng Excel- bộ phép tắc văn phòng phổ biến, có lợi để thực hiện nhanh chóng công việc này. Với giao diện đối chọi giản, đa chức năng và tiện thể lợi, chắc chắn là Excel vẫn là phương thức quản lý hiệu quả.

Bạn đang xem: Phần mềm quản lý công văn bằng excel miễn phí

*
Phần mượt Excel

Nếu trang bị tính của doanh nghiệp chưa được thiết đặt phần mượt này, hãy tham khảo ngay liên kết download. Hầu như các đơn vị chức năng công ty, doanh nghiệp hiện nay đều sẽ sử dụng Excel phiên bản quyền. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn rất có thể crack để thực hiện công việc miễn phí.

Xem thêm: Cây Cổ Thụ Đẹp Ấn Tượng, Lộng Lẫy Nhất Thế Giới, Top 10 Cây Cổ Thụ Nhất Việt Nam

Hướng dẫn sử dụng phần mềm làm chủ công văn bằng Excel

Nếu chúng ta đang thao tác làm việc trong nghành nghề dịch vụ tài chính, kế toán, hãy chũm chắc công việc sử dụng Excel như sau:

Bước 1: chế tạo sơ đồ gia dụng và tiến trình quản lý

Để cai quản tốt công văn, chúng ta cần khẳng định được mỗi bước quy trình, thứ tự và thời gian thực hiện. Phụ thuộc sơ đồ mà lại ta thâu tóm được các bước của mình đang rất được xử lý tới bước nào, khi nào thì cần kết thúc và phải lưu trữ văn bạn dạng ở đâu.

Bước 2: Xây dựng hạng mục nhóm đối tượng người tiêu dùng phải quản lí lý

Xác định các đối tượng người tiêu dùng cần buộc phải làm việc, bao gồm những mục như sau:

Đối tượng bên phía ngoài doanh nghiệp: người ban hành công văn đến, người nhận công văn đi, các cá nhân, tổ chức đối tác làm ăn, gớm doanhBên trong doanh nghiệp: chống ban, nhân viên, ban quản trị

Các đối tượng người sử dụng trên sẽ rất cần phải theo dõi bằng một list nhất định để đảm bảo không bị trùng lặp, cũng giống như không xẩy ra sai sót trong cục bộ quá trình nhập liệu Excel.

Ví dụ về phương pháp tổ chức trên 1 sheet Excel:

*
Danh mục đối tượng người tiêu dùng Excel

Bước 3: Mở sổ cai quản từng công văn

Bạn cần tiến hành mở từng sổ quản lý cho từng các loại công văn. Ví như công văn đến, công văn đi, hệ thống văn phiên bản nội bộKhi có bất kỳ phát sinh cho nhiều loại văn bạn dạng nào, bạn phải ghi chép ngay nhanh chóng vào sổ cất văn bản đóXác định các chỉ tiêu, tiêu đề, tiêu chuẩn cho từng cột dữ liệuTrong sổ quản lý công văn, chúng ta có thể thực hiện tại các công dụng Data Validation:Data Validation cung ứng tạo danh sách cho những cột: loại văn bản, bạn ký, đơn vị chức năng bán hàng, đơn vị chức năng nhận, chỗ sao lưuThiết lập lao lý nhập tài liệu dạng Ngày vào cột Ngày ký kết và Ngày gửiSử dụng Data Validation giúp tín đồ dùng tùy chỉnh điều kiện nhập liệu, tránh sai sót khi gõ tài liệu và bảo đảm an toàn thông tin bao gồm xác, không yêu cầu sửa lỗi những lầnNgoài ra, chức năng Conditional Formatting cũng rất cần thiết cho việc theo dõi chứng trạng của công văn, phù hợp đồng. Cùng với mỗi chứng trạng khác nhau, bạn cũng có thể thiết lập trạng thái auto thông báo để có kế hoạch xử lý kịp thời

Bước 4: Xây dựng bí quyết tính mã văn thư

Công thức hay được áp dụng:

Vlookup: tham chiếu loại văn bản, từng văn bạn dạng đánh số thứ tự khác nhauCountif: đếm số lần xuất hiện văn bản trong sổCác hàm khác sẽ dùng để làm định dạng, ghép nối chuỗi thành một mã như ý muốn

Để bao gồm thể quản lý công văn cực tốt thì cần thực hiện các ứng dụng thống kê được rõ ràng các tin tức cần thiết. Một trong những phần mượt còn có thể thống kê được công văn đi với đến trong thời gian ngày cũng như cung cấp ngay mau chóng công văn đó đến người tiêu dùng chỉ với cùng 1 click chuột.

Trên trên đây là toàn bộ những tin tức bạn cần xem thêm về phần mềm quản lý công văn bằng Excel miễn phí. Hy vọng nội dung bài viết đã giúp ích mang lại bạn. Đừng quên theo dõi website của công ty chúng tôi để cập nhật các phần mềm mới nhất hiện nay nhé!