PHẦN MỀM LƯU TRỮ HỒ SƠ BẰNG EXCEL

Việc quản lý công văn, vừa lòng đồng, văn phiên bản trong các đơn vị hành chính, các công ty là khôn cùng quan trọng. Cai quản tốt sẽ giúp họ làm câu hỏi hiệu quả, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian, kị nhầm lẫn, không nên sót, bảo vệ được trình trường đoản cú thực hiện các bước cũng như giải quyết các vụ việc phát sinh được giỏi hơn. Tuy vậy hầu hết bọn họ không gồm sẵn phần mềm quản lý quá trình này, mà nên tự cai quản bằng Excel. Dưới đây Học Excel Online đã hướng dẫn các bạn cách làm chủ công văn, hợpđồng trênExcel. Chúng ta cùng tò mò nhé:

1. Những các bước cần làmđể thống trị công văn, hợpđồng

Văn bản, giấy tờ, hợpđồng gọi thông thường là văn bản trong doanh nghiệp, cơ quan có thể chia làm 3 nhiều loại chính:

Công vănđến:Đối tượng từ bên ngoài gửi văn bản tới cho việc đó tađể có tác dụng việcCông vănđi: chúng ta gửi văn bản chođối tượng bên ngoàiVăn bản nội bộ: áp dụng trong nội bộ, cácđối tượng bên phía trong doanh nghiệp, cơ quan

Dựa vàođặc trưng của những loại văn phiên bản này, bắt buộc xác địnhđược quy trình, trình tự quản lí lý, bao gồm các thủ tục:

Tiếp nhận, biên soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký,đóng dấu, gửi thư, bàn giaoLưu trữ, bảo quản, sao lưu

2. Cách triển khai trênExcel

Bước 1: tạo ra quy trình, sơđồ quản lí lý.

Bạn đang xem: Phần mềm lưu trữ hồ sơ bằng excel

Đang xem: tàng trữ hồ sơ bằng excel

Việc lập sơđồ đang giúp chúng ta xácđịnhđược trình từ thực hiện, thiết bị tự tiến hành các quá trình và thời gian thực hiện. địa thế căn cứ vào sơđồ chúng ta sẽ biếtđược công việcđang cách xử trí tớiđâu, khi nào hoàn thành, lưu trữ văn bảnởđâu.


Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng người dùng cần quản ngại lý

Trong quá trình này bọn họ làm việc với rất nhiềuđối tượng:

Bên ngoài doanh nghiệp, cơ quan: đối tượngban hành công vănđến, đối tượng người dùng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức triển khai làđối tác cam kết kết hợpđồngBên trong doanh nghiệp, cơ quan: các phòng ban, các nhân viên

Để cai quản tốt thì chúng ta cần theo dõi cácđối tượng này theo danh sáchđểđảm bảo:

Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi không nên sót trong quá trình nhập dữ liệu trênExcel

Danh sách hoàn toàn có thể tổ chức trên 1 Sheet như sau:


*

Xây dựng hạng mục nhóm đối tượng người sử dụng cần quản lí lý

Bước 3: Mở các sổ thống trị công văn đến, công văn đi, văn bạn dạng nội bộ

Mở các sổ quản lý công vănđến, công vănđi, văn phiên bản nội bộ. Mỗi sổ mở bên trên 1 Sheet

Khi có phát sinh liên quan tới loại văn bạn dạng nào thì chúng ta sẽ thực hiện ghi sổ cho loại văn bảnđó.


Tùy theo yêu mong quản lý,đối tượng bắt buộc theo dõi mà họ sẽ xácđịnhđược những chỉ tiêu, những tiêuđề cho các cột tài liệu trong bảng.

Ví dụ: mẫu mã sổ thống trị công vănđi sẽ có cấu tạo như sau:


*

Mở các sổ thống trị công văn đến, công văn đi, văn phiên bản nội bộ.

Xem thêm: Phần Mềm Cập Nhật Driver Tốt Nhất 2017, Top 3 Phần Mềm Cập Nhật Driver Tốt Nhất Hiện Nay

Trong mẫu mã sổ này hoàn toàn có thể thực hiện một số tác dụng sau:

Việc áp dụng Data Validation vẫn giúp chúng ta thiết lậpđượcđiều khiếu nại nhập tài liệu vào trong Sổ, tránh hầu như lỗi không nên sót trong quá trình nhập dữ liệu, giúp chúng ta quản lý dữ liệu chính xác, không cần bận tâm việc phải sửa lỗi trong quá trình nhập.

Ví dụ như sau:


*

Lập sổ làm chủ công văn đến


Với từng trạng thái của Công vănđến, bọn họ sẽ gồm thể tùy chỉnh thiết lập trong tác dụng Conditional formattingđểtựđộng thông báo công văn nàođang xử lý, công văn nào không xử lýđể chúng ta cũng có thể có planer cho những bài toán này.

Bước 4: Xây dựng phương pháp tính mã văn thư

Mã văn thư giỏi số hợpđồng là do bộ phận quản lý văn thư, hành thiết yếu tự quyđịnh. Mặc dù nhiênđể thống nhấtđược ngôn từ này thì bọn họ cần xây dựng phương pháp tính tựđộng, thống độc nhất trong toàn cục Sổ làm chủ công văn, hợpđồng.

Công thức thường sử dụng là:

Các hàm khác liên quan tớiđịnh dạng, ghép nối chuỗiđể rất có thể rađược mã theoý muốn.

Trênđây là các nội dung thiết yếu những quá trình cần thực hện khi họ muốn thống trị văn bản, hợpđồng, công văn sách vở trongExcel.

Video liên quan


Tải thêm tài liệu liên quan đến nội dung bài viết Cách lưu trữ hồ sơ trên Excel
*
Reply
*
7
*
0
*
chia sẻ