Hướng dẫn trộn thư trong word 2010

Tính năng trộn thư vào Word 2010 là tính năng rất hấp dẫn và hữu ích. Thử tưởng tượng, nếu khách hàng là giáo viên, bạn phải gửi thư mời họp cha mẹ hoặc sổ liên lạc cho các phụ huynh, ví như gõ thủ công thì các bạn phải mất bao nhiêu thời gian mới hoàn thành? Mail Merge sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Bạn đang xem: Hướng dẫn trộn thư trong word 2010

Trong nội dung bài viết này, bongbaynghethuat.vn vẫn giới thiệu cho chính mình cách trộn thư vào Word 2010. Bước đầu thôi nào!

*


Trộn thư vào Word (Mail Merge) là gì?

Trộn thư (Mail Merge) là một tính năng cải thiện trong Microsoft Word, giúp cho bạn xử lý bài toán chèn các danh sách, tệp tin,… vào một trong những văn băn bản cố định như thư mời, thông báo, phiếu điểm, bảng lương sản phẩm tháng…

Đây là 1 trong những tính năng thực sự hữu ích giúp họ tiết kiệm được không hề ít thời gian.

Cách trộn thư trong Word 2010

Để ngừng được tiến trình trộn thư, bạn cần có 2 tệp tin tài liệu:

Văn bản gốc: ngôn từ văn phiên bản đã được biên soạn thảo sẵn và đang quăng quật trống những nội dung buộc phải điền. Ví dụ: Thư mời, giấy báo trúng tuyển quăng quật trống tên người nhận, người/đơn vị nhận, địa chỉ, số năng lượng điện thoại…Dữ liệu gốc: tin tức dữ liệu của từng cá nhân, đơn vị chức năng để điền vào nơi đang quăng quật trống sinh sống văn bạn dạng đã được soạn sẵn.

1. Bí quyết trộn thư trong Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn

Bước 1: Bạn vào tab Mailings trên thanh lý lẽ >> lựa chọn Start Mail Merge >> chọn Step by Step Mail Merge Wizard.

*

Bước 2: hành lang cửa số Mail Merge hiện tại ra.

Đầu tiên, ở mục Select document type chọn Letter >> lựa chọn Next: Starting document ở mục Step 1 of 6.Tiếp theo, lựa chọn Use the current document vào mục Select starting document >> chọn Next: Select recipients sinh sống mục Step 2 of 6.Chọn Type a new list vào mục Select recipients >> chọn Next: Write your letter trong Step 3 of 6.

*

Bước 3: hành lang cửa số New Address List xuất hiện thêm >> chọn Customize Columns.

*

Bước 4: Trong hộp thoại Customize Address List, chúng ta có thể tuỳ chỉnh tài liệu như:

Add: Thêm trường.Delete: Xoá những trường gồm sẵn.Rename: Đổi thương hiệu trường tất cả sẵn.

Sau khi trả tất, các bạn nhấn chọn OK.

*

Bước 5: Điền thông tin cơ bạn dạng của những trường.

Ví dụ:

New Entry: Thêm mẫu mới.Delete Entry: Xoá dòng.Find: tìm kiếm.

Sau khi trả tất chọn OK.

Bước 6: hành lang cửa số Save Address List lộ diện >> Đặt tên mang đến tập tin này rồi lựa chọn Save.

*

Bước 7: Tại form Mail Merge Recipients, bạn có thể sửa trở qua các tác dụng như:

Sort: bố trí lại dữ liệu theo trường nào đó.Filter: lọc ra các danh sách quan trọng trong danh sách dài.

Xem thêm: Cách Lấy Lại Tài Khoản Nick Facebook Bị Hack Đổi Email Và Số Điện Thoại 2022

Find duplicates: Tìm cùng xoá các dữ liệu tương đương nhau.Validate address: chứng thực địa chỉ.

Sau đó chọn OK.

Bước 8: trở lại cửa sổ Mail Merge.

*

Bước 9:

Hộp thoại Insert Merge Field mở ra >> lựa chọn Database Fields.Sau đó lựa chọn vào trường đã xây đắp >> chọn Insert tại các vị trí >> chọn Next: Preview your letter.

*

Bước 10: sau khi đã chèn xong các ngôi trường >> chọn Next: Complete the merge.

*

Bước 11:

Trên thanh công cụ, chọn tab Mailings.Tại mục Finish & Merge >> chọn Edit Individual Documents.Cửa sổ Merge khổng lồ New Document hiện ra >> chọn All >> lựa chọn OK.

*

2. Biện pháp trộn thư trong Word 2010 bằng phương pháp sử dụng file Excel

Bước 1:

Bạn triển khai tương tự công việc 1 và 2 như biện pháp trộn thư vào Word 2010 bằng phương pháp tạo mới list chèn làm việc trên.Nhưng sống mục Step 3 of 6 >> lựa chọn Use an existing list >> lựa chọn Browser.Chọn file Excel có dữ liệu bạn đề xuất >> chọn Open.

*

Bước 2: lựa chọn sheet chứa dữ liệu trong file Excel >> lựa chọn OK.

*

Bước 3: thực hiện lại từ bước 7 đến cách 11 như phương pháp trộn thư vào Word 2010 bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn ở trên.

Lưu ý: Khi trộn thư với file Excel, list trong file cần được tạo từ dòng đầu tiên. Không được có những ô trông ở bên trên và bên dưới nếu không các bạn sẽ tạo ra các biểu mấu trống. Để tránh vấn đề đó, chúng ta nên bỏ chọn những trường trống xuất hiện trong cửa sổ Mail Merge Recipients.

*

Cách trộn các thư vào Word 2010

Để trộn những thư trong một trang giấy vào Word 2010, ta tiến hành như các bước dưới đây:

Bước 1: chuẩn bị bảng tài liệu và phần văn bản file Word đề xuất trộn.

*

Bước 2: Để thực hiện nhân các nội dung thuộc lúc, các bạn copy phần nội dung ở tệp tin Word >> vào thẻ Mailings >> Start Mail Merge >> lựa chọn Labels >> chọn New Label.

Cửa sổ Label Detail xuất hiện, bạn tùy chỉnh các thông số theo mong muốn và chọn OK.

*

Tiếp đến, chúng ta dán phần văn bản đã copy ban đầu vào ô nhãn đầu tiên >> lựa chọn Update Labels vào thẻ Mailings để nhân lên những nhãn khác tất cả cùng nội dung trên và một trang giấy.

*
Bước 3: Cũng vào thẻ Mailings, lựa chọn Select Recipients >> lựa chọn Use Existing List >> chọn file Excel đựng bảng tài liệu cần chèn.

*

Bước 4: trên vị trí buộc phải điền tin tức trên nhãn trước tiên của file Word, chúng ta chọn Insert Merge Field cùng chọn ngôn từ tương ứng.

*

Thực hiện tương tự như cho các thông tin mặt dưới. Sau khoản thời gian chọn xong xuôi cho nhãn đầu tiên, nhấn lựa chọn Update Labels để nhập thông tin cho các nhãn tiếp theo.

Bước 5: Để kiểm tra kết quả, lựa chọn Preview Results. Nếu thực hiện đúng theo các bước như trên, bạn sẽ thấy ở mỗi mục của từng nhãn đang hiển thị những thông tin tương ứng với bảng dữ liệu mà không bị trùng.

*

Trên đây là các bước trộn thư vào Word 2010 cơ mà bongbaynghethuat.vn muốn reviews cho các bạn. Hãy like & Share bài viết nếu các bạn thấy nó có ích và hãy nhớ là thường xuyên truy vấn ThuthuatOfice để hiểu biết thêm nhiều thủ thuật hay nhé.