HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MAIL OUTLOOK

Outlook mang lại bongbaynghethuat.vn 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook năm 2016 Outlook 2013 Office dành cho doanh nghiệp Office 365 Business Essentials Outlook 2010 xem thêm...Ít hơn

Outlook chuẩn bị xếp những email, lịch, danh bạ, tác vụ và danh sách việc đề nghị làm của bạn, vớ cả ở thuộc một chỗ. Việc thu xếp đó sẽ bắt đầu bằng tài khoản thư điện tử của bạn. Từ đó, bạn có thể bắt đầu làm vấn đề với những email, chuyển thư điện tử thành tác vụ hoặc cuộc hẹn, cũng giống như lưu trữ tin tức về những người dân bạn cửa hàng trong danh bạ của mình để không bao giờ phải ghi nhớ địa chỉ thư điện tử hay số điện thoại. Hãy cùng mày mò nhanh về một vài tác vụ cơ bản.

Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng mail outlook

Bắt đầu

Hành động đầu tiên của khách hàng là thiết lập tài khoản Outlook của mình. Sau đó, bạn sẽ sẵn sàng chuẩn bị để bước đầu nhận và giữ hộ email, áp dụng lịch, tạo danh bạ và làm câu hỏi với các tác vụ Outlook.

Quá trình thiết lập là tự rượu cồn nếu bạn đã áp dụng phiên bản trước đó của Outlook trên cùng một đồ vật tính. Trường hợp không, thiết lập Tài khoản Tự cồn sẽ khởi chạy vào thứ nhất bạn khởi cồn Outlook và khuyên bảo bạn từng bước một để hoàn thành tiến trình.

Bạn sẽ tiến hành yêu cầu cung cấp tên, địa chỉ cửa hàng email cùng mật khẩu. Thường thì như vậy là đủ nhưng lại nếu quá trình tùy chỉnh tự cồn không thành công, Outlook sẽ yêu cầu hỗ trợ thêm một số thông tin, chẳng hạn như tên máy chủ thư của bạn. Nếu như bạn ko có tin tức đó, nhà hỗ trợ email của bạn có thể cho bạn biết những chi tiết này.

*


Lưu ý: Nếu bạn hy vọng thêm một tài khoản thư điện tử khác sau này này, khi sẽ sẵn sàng, lựa chọn Tệp > Thêm Tài khoản để khởi động tùy chỉnh cấu hình Tài khoản Tự động.


Thanh truy nã nhập nhanh

Thanh truy nã nhập nhanh là 1 phần quan trọng trong trải nghiệm Outlook của bạn. Và đó là 1 cách đơn giản và dễ dàng giúp bạn dịch chuyển giữa những tính năng Outlook ở bên trên cùng—Thư, Lịch, Mọi bạn và Tác vụ. Thanh này ngoài các tab tiêu chuẩn chỉnh và ruy-băng cung cấp cho bạn một loại hiện tượng và tùy chọn để giúp bạn sử dụng và làm chủ Outlook.

Thường được đặt ở cuối hành lang cửa số Outlook, thanh truy tìm nhập nhanh hiển thị—tùy theo các thiết lập được chọn—các nút thương hiệu (hình hình ảnh bên trái) hoặc hình tượng (hình hình ảnh bên phải) có link với thương hiệu tính năng.

*

*

đổi khác những nội dung xuất hiện trên thanh truy nhập nhanh

Bạn có thể kiểm soát các nút (hoặc biểu tượng) xuất hiện trên thanh truy vấn nhập cấp tốc và thậm chí theo thứ tự xuất hiện.

Chọn thêm > tùy chọn dẫn hướng.

*

Trong hộp thoại Tùy chọn Dẫn hướng, tiến hành như sau:

*

Để chuyển đổi số lượng nút hoặc biểu tượng xuất hiện tại trên thanh, tăng hoặc giảm thiết lập mặc định là 4 so với Số mục hiển thị tối đa.

Để xem các hình tượng thay do tên, lựa chọn hộp kiểm Dẫn hướng Thu gọn.

Để thu xếp lại cách những nút hoặc biểu tượng được liệt kê, chọn 1 mục trong hộp Hiển thị theo sản phẩm tự này, rồi chọn Di gửi Lên hoặc Di đưa Xuống.

Chọn OK.


Mẹo: Nếu các bạn không ưa thích những chuyển đổi đã tiến hành hoặc chỉ muốn ban đầu lại, nên chọn lựa Đặt lại.


Thư

Email kết nối bạn với mọi người phía bên trong và phía bên ngoài tổ chức của bạn. Bạn có thể thêm chữ ký kết điện tử và những tệp kèm theo vào thư thư điện tử của mình.

Tạo thư email mới

Từ ngẫu nhiên thư mục thư như thế nào (chẳng hạn như hộp thư cho của bạn), chọn Email Mới.

*

Lối tắt bàn phím: Để tạo thành thư email, dìm Ctrl+Shift+M.

Khi chúng ta hoàn tất vấn đề soạn email, lựa chọn Gửi.

Để hiểu biết thêm thông tin, hãy xem mục tạo nên thư email.

Thêm chữ ký e-mail vào thư

Tạo chữ cam kết cá nhân xuất hiện thêm ở cuối thư của bạn. Chữ ký tất cả thể bao hàm văn bản, hình ảnh, Danh Thiếp Điện tử của bạn, biểu tượng logo hoặc thậm chí hình ảnh chữ ký kết viết tay của bạn.

sinh sản chữ ký kết

Trong một thư mới, chọn Chữ ký >Chữ ký.

*

Ở tab Chữ ký kết Email, chọn Mới.

Nhập tên, rồi lựa chọn OK.

Trong Chọn chữ ký mặc định, tiến hành như sau:

Trong list tài khoản email , nên lựa chọn tài khoản thư điện tử để links với chữ ký.

Trong danh sách Thư mới, chọn chữ ký chúng ta muốn tự động hóa được thêm vào những thư email mới. Nếu như bạn không muốn tự động ký thư email của mình, bạn có thể bỏ qua tùy chọn này vày (không có) là quý hiếm mặc định.

Trong danh sách Trả lời/chuyển tiếp, lựa chọn chữ cam kết mà bạn muốn auto được thêm (tự cồn ký) khi bạn trả lời hoặc chuyển tiếp thư. Nếu không, hãy gật đầu tùy lựa chọn mặc định là (không có).

Bên bên dưới chỉnh sửa chữ ký, nhập chữ ký, rồi chọn OK.

Thêm chữ ký

Trong một thư mới, chọn Chữ ký, rồi lựa chọn chữ ký bạn muốn.

*

Để hiểu biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo và thêm chữ ký thư email.

Chuyển tiếp hoặc trả lời thư email

Trên dải băng hoặc trong ngăn đọc, lựa chọn trả lời, trả lời vớ cả, hoặc chuyển tiếp

*

Trong vỏ hộp Đến, Cc hoặc Bcc, tiến hành một vào các làm việc sau:

Để thêm tín đồ nhận, bấm vào hộp ham mê hợp, rồi nhập tên bạn nhận.

Để loại bỏ người nhận, nhấn vào hộp thích hợp hợp, lựa chọn tên người nhận rồi dấn phím Delete.

Để hiểu thêm thông tin, hãy xem mục Trả lời hoặc nối tiếp thư email.

Thêm tệp đi cùng vào một thư email

Để phân tách sẻ một tệp, bạn có thể đính kèm tệp vào thư của mình. Bạn cũng có thể đính kèm những mục Outlook khác, chẳng hạn như thư, contact hoặc tác vụ.

Tạo thư mới hoặc lựa chọn một thư sẵn có, rồi chọn Trả lời, Trả lời tất cả hoặc Chuyển tiếp.

Trong hành lang cửa số thư, chọn Thư > Đính kèm Tệp.

*

Để hiểu thêm thông tin, hãy coi mục Đính kèm tệp, thư, tương tác hoặc tác vụ vào thư email.

Mở hoặc lưu lại tệp đi cùng của thư email

Bạn có thể mở tệp đính kèm từ ngăn đọc hoặc từ một thư đang mở. Sau khoản thời gian mở và coi tệp gắn kèm, bạn có thể lưu giữ lại. Trường hợp thư có những tệp lắp kèm, bạn có thể lưu thành một nhóm hoặc giữ lần lượt từng tệp.

Mở tệp đính kèm

Tùy nằm trong vào phiên phiên bản Outlook ai đang sử dụng, bao gồm thể có rất nhiều tùy lựa chọn sẵn dùng để làm mở phần đính kèm.

Bấm lưu ban vào tệp thêm kèm.

Để hiểu biết thêm thông tin, hãy xem mục Mở tệp lắp kèm.

giữ tệp đi cùng

Chọn tệp gắn thêm kèm trong chống đọc hoặc vào thư vẫn mở.

Ở tab Tệp đính thêm kèm, trong team Hành động, chọn Lưu Như. Bạn cũng đều có thể bấm chuột phải vào tệp đính thêm kèm, rồi chọn Lưu Như.

*

Để hiểu biết thêm thông tin, hãy xem lưu lại tệp gắn kèm.

Cài đặt Outlook mang lại iOS hoặc Android

*

nếu như khách hàng sử dụng Outlook for quả táo hoặc Outlook for Android, bạn dạng thảo của chúng ta sẽ tự động hóa đồng cỗ hóa với thiết bị di động cầm tay của bạn. Trường đoản cú đó, chúng ta có thể hoàn vớ thư bạn đã bắt đầu tại máy vi tính của mình, thuận tiện thêm các tệp đi kèm từ hình ảnh hoặc camera của bạn, hoặc sử dụng Office Lens để có thể chụp ghi chú trường đoản cú bảng thuần khiết cuộc họp.


Tạo cuộc hẹn trong lịch

Trong Outlook, các cuộc hẹn không giống hệt như các cuộc họp. Cuộc hẹn là hầu hết hoạt đụng bạn sắp xếp trong kế hoạch của mình và không tương quan đến việc mời bạn khác hay để trước các tài nguyên, chẳng hạn như phòng hoặc lắp thêm hội thảo.

*

Trong folder Lịch, lựa chọn Cuộc hẹn Mới. Bạn cũng có thể bấm vào phải vào một khối thời gian vào lưới kế hoạch biểu của mình, rồi lựa chọn Cuộc hẹn Mới.

*

Lối tắt bàn phím: Để chế tạo ra một cuộc hẹn, dìm Ctrl+Shift+A.

Để hiểu thêm thông tin, hãy xem mục Lên lịch cuộc hẹn.

Lên kế hoạch cuộc họp

Trong Outlook, cuộc họp có sự gia nhập của fan khác và có thể bao gồm các tài nguyên, như phòng hội thảo. Bạn sẽ nhận được các phản hồi về yêu ước họp trong Hộp thư mang đến của mình.

Trong folder Lịch, lựa chọn Cuộc họp Mới.

*

Phím tắt: Để sản xuất một yêu ước họp mới từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, dìm Ctrl+Shift+Q.

Xem thêm: Trên Đỉnh Phù Vân Yên Tử - Ngỡ Ngàng Trên Đỉnh Phù Vân

Để hiểu thêm thông tin, hãy coi mục Lên định kỳ cuộc họp với fan khác.

Đặt lời nhắc

Lời kể sẽ bật lên trong một hành lang cửa số cảnh báo để các bạn không bỏ lỡ hạn chót quan tiền trọng. Bạn có thể đặt hoặc loại bỏ các lời nhắc về hầu hết mọi thứ trong Outlook, bao gồm các thư email, cuộc hẹn và liên hệ.

Đối với những cuộc hẹn hoặc cuộc họp

Mở một Cuộc hẹn hoặc Cuộc họp, rồi trong hộp danh sáchLời nhắc, chọn khoảng chừng thời gian bạn mong mỏi lời nhắc mở ra trước cuộc hẹn hoặc cuộc họp. Để tắt lời nhắc, chọn Không có.

Đối với những thư email, danh bạ và tác vụ

Chọn Theo dõi Tiếp > Thêm Lời nhắc.


Mẹo: Bạn có thể mau lẹ gắn cờ đến các thư thư điện tử dưới dạng mục câu hỏi cần làm bằng phương pháp sử dụng lời nhắc. Phần đa lời nhắc này làm đến thư lộ diện trên danh sách Việc buộc phải làm và trong thư mục Tác vụ tuy vậy không tự đụng thêm lời nhắc. Click chuột phải vào cờ trong danh sách thư nhằm thêm lời nhắc. Hoặc trường hợp bạn có một thư sẽ mở, lựa chọn Theo dõi Tiếp > Thêm Lời nhắc.


*

Mọi người

Mọi người là tên gọi nhóm dành cho những người—và công ty—tạo nên danh bạ cá nhân và doanh nghiệp của bạn. Những người bạn thêm dưới dạng một liên hệ là trọn vẹn theo ý mong mỏi và những tiêu giảm duy nhất có thể áp dụng cho người mà bạn cũng có thể hoặc thiết yếu thêm là những giảm bớt mà bạn hoặc công ty của doanh nghiệp áp đặt. Ví dụ: doanh nghiệp của chúng ta cũng có thể có quy tắc tốt nhất định về việc tương ứng cùng với các add email mặt ngoài.

Tạo một liên hệ

Một liên hệ có thể chỉ solo giản là một tên và những địa chỉ thư điện tử hoặc các bạn có thể thêm những chi tiết, ví dụ như địa chỉ đường, số điện thoại, hình ảnh và ngày sinh. Các bạn sẽ tìm thấy Danh bạ của chính mình ở tùy lựa chọn Mọi fan trong thanh lối tắt, ở góc cạnh dưới phía trái của cửa sổ Outlook.

*

Trong Mọi người, chọn Liên hệ Mới.

*

Phím tắt: Để tạo một liên hệ từ ngẫu nhiên thư mục nào trong Outlook, nhận Ctrl+Shift+C.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo hoặc thêm 1 liên hệ.

Lấy danh sách contact trong sổ add Outlook của bạn

Tốt tuyệt nhất là lưu lại một phiên bản sao các tương tác trong sổ add của bạn. Vào Outlook 2013 hoặc Outlook năm nhâm thìn cho Windows, chúng ta cũng có thể tải tệp cực hiếm phân tách bằng lốt phẩy (.csv) chứa các tương tác của chúng ta xuống thứ của mình, rồi mở tệp kia trong Excel.

Mở Outlook, chọn Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

*

Trong Trình giải đáp Nhập và Xuất, chọn Xuất ra tệp > Tiếp theo.

Chọn Giá trị Phân bóc tách bằng dấu phẩy, kế tiếp ở trang Xuất ra Tệp, chọn Danh bạ làm thư mục nhằm xuất từ tài khoản của bạn.

*


Quan trọng: Trước khi tiến hành, hãy đảm bảo rằng folder Danh bạ chúng ta chọn được đính kèm với tài khoản email của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng quan trọng nếu như bạn đang thực hiện quá trình này từ laptop của bạn khác.


Chọn Tiếp theo > Duyệt, rồi đi đến vị trí bạn muốn lưu trữ tệp giá trị phân bóc tách bằng lốt phẩy (.csv).

Nhập thương hiệu tệp, rồi lựa chọn OK > Tiếp theo.

*

Chọn Kết thúc để ban đầu quy trình xuất.


Mở tệp .csv danh bạ của công ty

Tệp quý hiếm phân bóc bằng vết phẩy (.csv) tất cả các contact đã xuất của người tiêu dùng thường được mở vào Excel.

Duyệt mang đến vị trí các bạn đã lưu giữ tệp .csv, rồi mở tệp ra.

Xác nhấn các liên hệ của bạn được liệt kê vào tệp.

*


Đóng tệp cơ mà không cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào để tránh những vấn đề tiềm ẩn sẽ nhập tệp trên một trang bị khác bao gồm cùng phiên phiên bản Outlook hoặc một dịch vụ email khác.

Tác vụ

Tạo một tác vụ

Nhiều người giữ list việc đề nghị làm—trên giấy, trong bảng tính hay phối kết hợp cả phương pháp giấy lẫn năng lượng điện tử. Trong Outlook, bạn có thể kết hợp nhiều danh sách khác nhau thành một, dấn lời nhắc và theo dõi tiến trình tác vụ.

Mở Outlook, sinh sống tab Trang đầu, trong team Mới, chọn Mục Mới.

Chọn Tác vụ, điền biểu mẫu mã tác vụ nếu cần, rồi lựa chọn Lưu & Đóng.

Phím tắt: Để tạo thành một tác vụ mới, nhận Ctrl+Shift+K.

Để hiểu biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo tác vụ và các mục việc cần làm.

Gán tác vụ

Chọn bên trên thanh truy tìm nhập cấp tốc hoặc các tác vụ bên trên thanh điều hướng.

Thực hiện một trong những thao tác sau:

Chọn

*
trên dải băng hoặc nhấn Ctrl + Shift + K để sinh sản tác vụ.

hoặc

Mở một tác vụ hiện có.

Chọn Gán Tác vụ.

*

Trên biểu mẫu mã tác vụ, thực hiện như sau:

Trong vỏ hộp Đến, nhập thương hiệu hoặc showroom email.

Thêm một Chủ đề, chọn Ngày bắt đầuNgày mang lại hạn, đặt Trạng thái với Mức ưu tiên khi cần.

*

Chấp nhận hoặc xóa vùng chọn hai hộp kiểm mặc định: Duy trì cập nhật cho bản sao của tác vụ này trong list tác vụ của tôi với Gửi mang lại tôi một report trạng thái lúc tác vụ này đã hoàn thành.

Nếu yêu cầu thiết, nhập một thông báo trong khối nội dung bên dưới các vỏ hộp kiểm.

Nếu bạn muốn lặp lại nhiệm vụ, nên chọn lặp lại bên trên Ribbon, chọn các tùy chọn bạn muốn trong hộp thoại lặp lại nhiệm vụ , rồi lựa chọn OK.


Lưu ý: Nếu chúng ta gán một tác vụ lặp lại, bạn dạng sao của tác vụ này vẫn ở trong danh sách tác vụ của người tiêu dùng nhưng sẽ không còn cập nhật. Nếu khách hàng chọn hộp thoại Gửi mang lại tôi báo cáo trạng thái khi tác vụ này đã hoàn thành, các bạn sẽ nhận được báo cáo trạng thái mang đến từng lần dứt tác vụ.


Mẹo:  Outlook hoàn toàn có thể theo dõi giai đoạn của tác vụ đang gán cho 1 người. Nếu bạn muốn nhiều người thao tác làm việc trong cùng một tác vụ, chúng ta nên chia tác vụ thành những mục bé dại hoặc gán riêng rẽ từng tác vụ. Ví dụ: nhằm theo dõi báo cáo do tía người viết, tạo bố tác vụ riêng rẽ, rồi gán từng tác vụ cho từng bạn thích hợp.


Chấp nhập hoặc khước từ tác vụ vẫn gán

Khi một tác vụ được tạo nên và gán mang lại bạn, tác vụ sẽ lộ diện trong hộp thư đến của bạn.

*

Trong ngăn đọc, chọn Chấp nhận hoặc Từ chối.

hoặc

Mở tác vụ, lựa chọn chấp nhận hoặc từ chối bên trên dải băng và bất cứ tùy chọn chúng ta đã chọn, hãy lựa chọn sửa phản bội hồi trước lúc gửi hoặc gửi bình luận ngay bây giờ, rồi chọn OK.


Nếu chúng ta mở một tác vụ, chúng ta cũng có thể trả lời, trả lời vớ cả, hoặc chuyển tiếp cho người đã gán nhiệm vụ cho mình và với những người dân khác là phù hợp. Bạn có thể kèm theo chú thích trong khối thông báo.

Xem tác vụ

Mở Outlook cùng trên thanh truy tìm nhập nhanh, chọn .

Trong danh sách Danh sách việc Cần làm hoặc Tác vụ, bấm đúp vào một mục để xem dạng đầy đủ.

Bạn có thể đổi khác cách xem những tác vụ vào số đông thời điểm.

Ở tab Trang đầu, trong đội Dạng xem hiện tại, lựa chọn 1 dạng coi khác.

*
.

In tác vụ

Bạn gồm thể chọn cách xem tác vụ của mình, sau đó, dựa trên nội dung cùng định dạng các bạn chọn nhằm in—Kiểu Bảng hoặc Kiểu bản ghi nhớ—tác vụ sẽ tiến hành in. Ví dụ: trường hợp bạn chọn 1 tác vụ để in thì setup in sẵn cần sử dụng duy tuyệt nhất là Kiểu bạn dạng ghi nhớ. Nhưng nếu khách hàng chọn danh sách, chẳng hạn như Danh sách việc Cần làm, định dạng in dạng hình Bảng cũng được cung cấp.

Chọn trên thanh truy vấn nhập nhanh.

*

Chọn một trách nhiệm duy độc nhất trong một trong các thư mục của công ty — danh sáchdanh sách hoặc nhiệm vụ — hoặc lựa chọn 1 thư mục.

Chọn tệp > in và lựa chọn định dạng (nếu có) trong phần download đặt.

In thư email, liên hệ hoặc mục lịch

Trong Outlook, bạn rất có thể in các mục như thư email, liên hệ hay những mục định kỳ hoặc các dạng xem lớn hơn, như lịch, sổ địa chỉ hoặc danh sách nội dung giành cho các thư mục Thư.