Hướng Dẫn Sử Dụng Mail Merge

Là một vào số những tính năng hỗ trợ người sử dụng rất nhiều, tuy vậy mail merge lại không thật phổ biến. Vậy mail merge là gì và cách sử dụng mail merge trong những vấn đề của công việc hiện ni như thế nào? cùng bongbaynghethuat.vn bongbaynghethuat.vn tìm hiểu ngay nhé!


Mail merge là gì?

Mailing merge là một tính năng siêng sử dụng để soạn thảo một thư điện tử dựa bên trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này có thể chấp nhận được người dùng có thể tạo ra nhiều bản sao của thư điện tử để gửi đến những địa chỉ khác nhau.

Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng mail merge

*
Mail merge là gì?

Với tính năng này, bạn chỉ cần người dùng sở hữu một mẫu thư nhất định. Thuộc với đó là một số thông tin khác nhau cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ giúp bạn có thể tự động gửi nội dung email một biện pháp nhanh gọn nhất.

Mail merge vào word là gì?

Chức năng mail merge trong Microsoft word là một chứng năng giúp người dùng gồm thể tiết kiệm được thời gian lúc xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… trong word. Chỉ cần người dùng có mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ giúp bạn xong xuôi mọi việc một giải pháp dễ dàng chỉ vào thời gian rất ngắn.

Mail merge trong excel là gì?

Tính năng này trong excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính phía bên ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng có thể tạo ra được nhiều nội dung với những tính năng cá thể hóa cao nhưng không phải tốn quá nhiều thời gian đến việc soạn thảo văn bản.

Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở vào MS word nhiều hơn. Và nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này trong excel phải cần chú ý những điều sau:

trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Trong dải ô tính bất kỳ phải có nội dung văn bản. Công thức để truy tìm xuất dữ liệu tại ô tính phân phối nháp hiện tại cần dựa bên trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức không giống nhau để tạo ra bức thư trả chỉnh.

Cấu trúc mail merge

Để tất cả thể bắt đầu giải pháp dùng mail merge, bọn họ cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge vào word cùng excel sẽ gồm những thông tin sau:

Nguồn gốc dữ liệu

Trong mục này, tùy thuộc vào nội dung với nguồn dữ liệu mà lại cũng cần phải gồm những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau thời điểm đã tạo ra sản phẩm loại những thư điện tử khác nhau từ tính năng. Những thông tin tùy chỉnh này thường là:

Họ tên, địa chỉ người nhận email Tên những tổ chức, doanh nghiệp nhận mail merge

Trong những bức thư tất cả dùng mail merge, tất cả các nguồn dữ liệu sẽ được trình diễn theo một danh sawcsh cố định nhưng người dùng đã tạo sẵn. Các danh sách dữ liệu này có thể là:

Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập vào word các văn bản gồm cấu trúc phân loại dữ liệu rõ ràng…

Các nội dung cơ bản trong mail merge

Những nội dung mà lại bạn thấy trong các email gồm sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như những email bình thường khác với những thông tin cơ bản như:

Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung thiết yếu của lá thư điện tử…

Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với những vị trí đã gồm và chỉ thể hiện những nội dung cố kỉnh đổi khi người cần sử dụng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.

Khi bạn đã kết hợp để đủ các nội dung cơ bản thuộc với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra những loạt thư mẫu một giải pháp hoàn chỉnh. Tuy vậy nội dung cơ bản sẽ khác biệt tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.

Cách sử dụng mail merge cơ bản trong word

Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không có kiến thức về công nghệ cũng trọn vẹn có thể làm được. Tùy từng chương trình, bạn cần tuân theo các bước sau để có cách tạo mail merge đến mình.

Bước 1: Mở một bản tệp tin word với nội dung đã bao gồm sẵn. Cơ hội này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing -> Start mail merge -> Step by step mail merge wizard

*
Hướng dẫn sử dụng mail merge cơ bản

Bước 2: hôm nay màn hình sẽ hiển thị hộp “Select document type“. Bạn lựa chọn loại thư mà lại mình đang soạn thảo gồm:

Letter: Kiểu thư mời e-mail messages: Email. Envelopes: Phong thư. Labels: Thư theo nhãn. Directory: Thư theo danh mục.
*
Lựa chọn loại thư nhưng mà mình đang soạn thảo

Tiếp đến bạn nhấn vào chữ Next để tiếp tục bước tiếp theo.

Bước 3: từ bây giờ bạn sẽ chọn mẫu thư để trộn văn bản, bao gồm:

Use the current document: Sử dụng mẫu thư bạn đang mở hiện tại. Start from a template: dùng mẫu thư khác trong Word(Trường hợp bạn chưa tất cả mẫu thư nào) Start from existing document: Dùng những mẫu thư đã có hoặc đã tạo được lưu vào Word nhưng hiện tại chưa mở.

Click chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút “Next select recipients

*
Click chuột vào ô use the current document

Bước 4: search ô chứa tệp tin dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo hình.

Xem thêm: Phần Mềm Khóa Bàn Phím Laptop Dell Cực Dễ Với Các Bước, Hướng Dẫn Cách Khóa Bàn Phím Laptop Dell

*
kiếm tìm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel

Bước 5: thời điểm này, giao diện màn hình hiển thị sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn click chọn mục “OK“.

*
Hộp thoại mail merge recipients

Bước 6: sau thời điểm hoàn thiện các công đoạn trên, bạn di chuyển con trỏ chuột tới vị trí cần chèn như ví dụ.

*
Di chuyển nhỏ chuột tới vị trí cần chèn

Bước 7: sau khoản thời gian đã điền đầy đủ các thông tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối cùng sẽ được như trong hình.

*
Kiểm tra sản phẩm cuối thuộc

Bước 8: Click chọn “Next: preview your letter” để kết thúc thừa trình.

Cách sử dụng mail merge vào bảng excel

Thường để sử dụng tính năng mail merge thì Word sẽ được ưu tiên nhiều hơn. Để tất cả thể chỉnh sửa được nội dung của các thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để bao gồm thể gồm được sự điều chỉnh các công cụ của excel.

Đối với hàm text, người dùng tất cả thể dễ dàng nạm đổi những thông tin dữ liệu không giống nhau như ngày sịnh, họ tên sang trọng một định dạng không giống theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Mặc dù nhiên, một điều tương đối phức tạp của những thức này đó là bạn cần phải biết những code định dạng văn bản mặc dù những đoạn code này hơi giống với những dang mã được dùng ở chế độ custom number.

Lúc này, bạn nên đưa định dạng các ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng khác biệt để khiến mang đến hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Bởi vì đó, nếu bạn gồm tùy chỉnh mail merger thì những thông tin cũng sẽ không bị biến dạng và bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Cùng với đó, các tùy chọn về font chữ, kích thước, color sắc cũng sẽ không bị thay đổi.

Trên đây là một số phân chia sẻ của bongbaynghethuat.vnbongbaynghethuat.vn về tính năng mail merge là gì? thuộc với đó là cách cần sử dụng mail merge cơ bản mang đến người dùng. Hy vọng qua bài xích viết, bạn sẽ biết được bí quyết thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách hối hả nhất phục vụ cho các công việc không giống nhau của bản thân cũng như của doanh nghiệp.

► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí quyết giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở