Hướng dẫn sử dụng mail merge trong word 2010

Mail Merge vào Word (Trộn thư) là kĩ năng hữu ích trong Microsoft Word, kỹ năng này giúp chúng ta giảm thiểu thời gian khi có tác dụng thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… tuy vậy có một trong những bạn lại chưa biết cách áp dụng công thay cực hữu ích này. Biết được điều đó, bongbaynghethuat.vn đang hướng dẫn chúng ta cách thực hiện Mail Merge vào Word chi tiết nhất trong nội dung bài viết dưới đây.

Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng mail merge trong word 2010


Mail Merge là gì?

Trước khi tò mò về Mail Merge trong Word thì họ hãy cùng nhau mày mò xem Mail Merge là gì? Mail merge (hay có cách gọi khác là tính năng trộn thư) là một trong những tính năng biên soạn thư hàng loạt trong Word.

Ví dụ:

Vấn đề: Bạn muốn viết thư mời cho những người trong công ty đến 1 buổi họp, các bạn đã có sẵn dữ liệu về khách hàng mời cũng như mẫu thư mời, nhưng các bạn lại phải điền từng tên của khách hàng mời vào từng lá thư. Việc này sẽ rất tốn thời gian phải không nào.

Giải pháp: Vậy để viết được nhanh hơn thì bạn chỉ cần sử dụng Mail merge để tự động điền tất cả thư trong 1 nốt nhạc.

Mục đích và tiện ích khi thực hiện Mail Merge là gì?

Vậy mục tiêu và lợi ích khi thực hiện Mail Merge trong Word là gì?

Nhanh, gọn, đơn giản và dễ dàng chỉ với 6 bước.Số lượng dữ liệu nhiều vẫn sử dụng được.Tiết kiệm được tương đối nhiều thời gian, công sức.

Mail Merger trong Word bằng cách tạo mới list chèn

Cách thực hiện Mail Merge trong Word thứ nhất đó đó là tạo new từ list chèn.

Bước 1: trên thanh công cụ các bạn vào tab Mailings. Tiếp nối chọn Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard.

*

Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.

Step 1 of 6: Bạn chọn Letter >> Next: Starting document.Step 2 of 6: Bạn chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.Step 3 of 6: Bạn chọn Type a new list >> Next: Write your letter.

*

Bước 3: Xuất hiện cửa ngõ sổ New Address list >> Chọn Customize Columns.

*

Bước 4: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh một số dữ liệu như sau:

Add: Thêm trường.Delete: Xóa các trường tất cả sẵn.Rename: Đổi thương hiệu trường gồm sẵn.Khi hoàn tất bạn chọn OK.

*

Bước 5: Bạn điền thông tin cơ bản của các trường. Dưới đó là ví dụ minh họa:

New Entry: Thêm dòng mới.Delete Entry: Xóa dòng.Find: Tìm kiếm.Sau đó chọn OK.

*

Bước 6: Cửa sổ Save Address List hiện ra >> Đặt tên cho tệp tin này với chọn Save.

*

Bước 7: Sau đó, trên khung Mail Merge Recipients. Bạn có thể sửa thay đổi qua những chức năng:

Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp.Filter: Lọc ra đều danh sách quan trọng trong list dài.Find duplicates: Tìm những tài liệu giống nhau nhằm xóa đi.Validate address: Xác nhấn địa chỉ.Bạn chọn OK.

*

Bước 8: Trở lại cửa sổ Mail Merge.

*

Bước 9: Bảng Insert Merge Field xuất hiện >> chọn Database Fields. Lựa chọn vào trường đã xây cất >> Chọn Insert tại những vị trí >> Chọn Next: Preview your letters.

*

Bước 10: Với ví dụ mặt dưới. Sau thời điểm đã chèn xong các trường >> Chọn Next: Complete the merge.

*

*

Mail Merge vào Word bằng cách sử dụng tệp tin Excel

Sử dụng file Excel để chế tạo ra Mail Merge vào Word. Các bước thực hiện nay như sau:

Bước 1: Bạn triển khai tương tự Bước 1 – cách 2 của chỉ dẫn “Mail Merge trong Word bằng phương pháp tạo mới list chèn“. Mặc dù tại Step 3 of 6, các bạn chọn Use an existing list >> chọn Browse. Lựa chọn vào file Excel có dữ liệu bạn buộc phải >> Chọn Open.

*

Bước 2: Trong tệp tin Excel sẽ có khá nhiều sheet, bạn chọn đúng sheet cất dữ liệu >> Chọn OK.

*

Lưu ý: Khi tiến hành trộn thư với tệp tin Excel, danh sách trong file nên được tạo từ cái đầu tiên, trên và mặt dưới không được có các ô trống. Giả dụ không bạn sẽ tạo ra các biểu chủng loại trống.

Để không xẩy ra trường vừa lòng như vậy, lúc các trường trống xuất hiện trong cửa ngõ sổ Mail Merge Recipient, bạn bỏ chọn chúng đi.

*

Bước 3: Bạn tiến hành lại Bước 7 – cách 11 theo hướng dẫn “Mail Merge vào Word bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn“.

Cách áp dụng Mail Merge trong Word

Cách trộn thư trong Word 2016

Để hoàn toàn có thể sử dụng Mail Mergẻ trong Word chúng ta thực hiện nay theo quá trình sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn dạng hãy mở một tư liệu Word hiện gồm hoặc chế tạo ra một tài liệu mới.

Bước 2: Tiếp theo, trường đoản cú tab Mailings (Thư), các bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge (Bắt đầu trộn thư) cùng chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard (trộn thư từng bước) từ menu thả xuống.

Bước 3: Lúc này, vỏ hộp Mail Merge vẫn xuất hiện, bạn nên lựa chọn loại tài liệu bạn có nhu cầu tạo từ phòng tác vụ Mail Merge ngơi nghỉ phía mặt phải cửa sổ Word. Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Letters. Sau đó nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi rượu cồn tài liệu) để đưa sang bước 4.

*

Bước 4: Bạn lựa chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện nay tại), sau đó nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn bạn nhận) để đưa sang cách tiếp theo.

Bây giờ bạn sẽ cần một danh sách showroom để Word bao gồm thể auto đặt từng showroom vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong một tệp hiện có, ví dụ như sổ thao tác làm việc Excel hoặc bạn cũng có thể nhập danh sách add mới từ trong Mail Merge Wizard (Trình khuyên bảo trộn thư).

*

Bước 5: Chọn Use an existing list (Sử dụng danh sách hiện có), tiếp nối bấm Browse (Duyệt) để lựa chọn tệp.

*

Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, tiếp đến nhấp vào Open (Mở).

Xem thêm: Hướng Dẫn Đăng Ký Internet Banking, Internet Banking

*

Bước 7: Nếu danh sách showroom nằm vào sổ thao tác làm việc Excel, bạn hãy chọn worksheet, sau đó bấm OK .

*

Bước 8: Tiếp đến, trong vỏ hộp thoại Merge Recipients (Hộp thư thoại), chúng ta cũng có thể kiểm tra hoặc quăng quật chọn mỗi vỏ hộp để kiểm soát những fan nhận được bao gồm trong vừa lòng nhất. Theo mặc định, tất từ đầu đến chân nhận buộc phải được chọn. Khi bạn đã trả tất, nhấp OK .

*

Bước 9: Tiến hành bấm lựa chọn vào Next: Write your letter (Tiếp theo: Viết thư của bạn). Hiện nay bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để viết thư của bạn. Khi được in, mỗi bạn dạng sao của bức thư về cơ bạn dạng sẽ như thể nhau; chỉ tài liệu người nhận (chẳng hạn như tên và địa chỉ ) sẽ khác nhau. Các bạn sẽ cần thêm trình giữ chỗ cho tài liệu người dấn để Mail Merge biết đúng đắn nơi bắt buộc thêm dữ liệu.

​Lưu ý: Nếu bạn không tồn tại danh sách add hiện có, chúng ta cũng có thể nhấp vào nút Type a new list (Nhập list mới) với nhấp vào Create (Tạo), sau đó nhập danh sách địa chỉ cửa hàng của bạn theo cách thủ công.

*

Bước 10: Tiếp theo bạn phải chèn tài liệu người nhận bằng cách đặt điểm chèn vào tư liệu nơi bạn có nhu cầu thông tin xuất hiện.

*

Bước 11: Tiến hành lựa chọn 1 trong những tùy lựa chọn giữ địa điểm (placeholder). Trong lấy ví dụ này, mình đã chọn Address block (chặn địa chỉ).

*

Bước 12: Tùy trực thuộc vào chắt lọc của bạn, một vỏ hộp thoại hoàn toàn có thể xuất hiện nay với những tùy chọn cấu hình thiết lập khác nhau. Chọn các tùy chọn muốn muốn, tiếp đến bấm OK.

*

Bước 13: Một trình giữ vị trí sẽ mở ra trong tài liệu của khách hàng (ví dụ: «AddressBlock»).

*

Bước 14: Thêm ngẫu nhiên giữ nơi nào bạn muốn. Trong ví dụ, mình đã thêm một trình giữ chỗ ở dòng Greeting line (Lời chào) ngay phía bên trên phần thân của bức thư.

*

Bước 15: Sau khi bạn đã hoàn tất, nhấp Next: Preview your letters (Tiếp theo: xem trước thư của bạn) như hình mặt dưới.

*

Lưu ý: Đối với một số trong những bức thư, bạn chỉ cần thêm một Address block (Địa chỉ khóa) và Greeting line (dòng Lời chào). Nhưng bạn có thể thêm nhiều trình giữ vị trí hơn (như tên hoặc add của bạn nhận) trong phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó rộng nữa.

Bước 16: Xem trước bức thư để đảm bảo thông tin từ danh sách người thừa nhận xuất hiện chính xác trong bức thư. Chúng ta cũng có thể sử dụng mũi tên cuộn trái và phải để xem từng phiên bạn dạng của tài liệu.

*

Bước 17: Nếu chúng ta thấy số đông thứ dường như chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge (Tiếp theo: dứt hợp nhất).

*

Bước 18: Sau khi đã hoàn thành hợp nhất, bạn thực hiện in thư bằng phương pháp bấm Print (In).

*

Bước 19: Một hộp thoại bắt đầu sẽ xuất hiện. Thời điểm này, bạn hãy ra quyết định xem bạn muốn in All (Tất cả) các thư tài liệu lúc này hay chỉ một nhóm được chọn, kế tiếp bấm OK . Trong lấy ví dụ như của mình, mình đang in tất cả các bức thư.

*

Bước 20: Hộp thoại Print vẫn xuất hiện. Các bạn hãy điều chỉnh setup in ví như cần, rồi nhấn OK. Các bức thư sẽ được in.

*

Cách trộn thư vào Word 2010

Tiếp đến là cách thực hiện Mail Merge trogn Word 2010, chúng ta làm theo quá trình dưới trên đây nhé.

Bước 1: Mở file word văn phiên bản gốc bạn đã chuẩn bị từ trước.

Bước 2: Bạn vào “Mailings”, lựa chọn “Start Mail Merge” lựa chọn “Step Mail Merge Wizard” và lựa chọn “Letter”. Tiếp đến nhấn Next.

*

Bước 3: Giao diện tiếp sau hiện lên, các bạn chọn “Use Curent Document” và chọn Next: Select recipients.

*

Bước 4: Bạn chọn “Use an existing list” và chọn tiếp “Browse”. Tại đây bạn chọn với mở tệp tin danh sách tài liệu cần bổ sung các vị trí thiếu dữ liệu gốc.

*

Bước 5: Chọn Ok nhằm hiển thị bảng dữ liệu. Kế tiếp tại hộp thoại “Mail Merge Recipents” chúng ta có thể bỏ chọn phần đa nội dung không phải bổ sung. Liên tiếp chọn Ok cùng nhấn Next.

*

Bước 6: Trong phần “Next: Write Your Letter” lựa chọn “More items”.

*

Bước 7: Lúc này, hiện ra hộp thoại “Insert Merge Field”. Các bạn chọn phần trường tài liệu ở trong số ấy đúng với nội dụng như ở cạnh con trỏ chuột trên trang bị tính. Sau đó nhấn Insert nhằm chèn vào.

Ví dụ:

– Tại bọn họ tên nhân viên bạn chọn trường là bọn họ tên nhân viên.

– tại chức vụ các bạn chọn ngôi trường là chức vụ, … sau đó bạn dấn next để tiếp tục.

Trong ngôi trường hợp bạn có nhu cầu in luôn các phiếu lương; Thì bây giờ bạn hãy chọn Print. Còn giả dụ như bạn có nhu cầu xem thành phẩm sau khi trộn trong Word; Thì bạn nên lựa chọn “Edit indidual letters”.

*

Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu chọn một hoặc toàn bộ các phiếu lương giữ hộ cho một vài người. Bạn nên vào trong vỏ hộp thoại “Merge to lớn new Document”. Và tiếp đến là tuân theo bảng khuyên bảo hiển thị trên.

– Chọn All: bạn lựa chọn All nếu như muốn xuất toàn bộ.– Chọn Current Record: bạn chọn chiếc này nếu còn muốn xuất địa chỉ mà bạn đang xem.– Chọn From … khổng lồ …: bạn lựa chọn from nếu như muốn xuất giới hạn.

Mail Merge cải thiện trong Microsoft Word

Dùng Mail Merge nhờ cất hộ thư một loạt trên Microsoft Word

Một trong số những tính năng cải thiện khi áp dụng Mail Merge trong Word đó chính là việc nhờ cất hộ thư sản phẩm loạt. Quá trình thực hiện nay như sau:

Bước 1: soạn nội dung e-mail trên Microsoft Word

Hãy mở tệp tin Word đã chuẩn chỉnh bị, vào tab Mailings -> lựa chọn Start Mail Merge -> lựa chọn Email Messages -> chọn Select Recipients -> chọn Use an Existing List

*

*

Hãy trỏ băng thông đến file excel về tin tức khách hàng

*

Bước 2: Đưa dữ liệu quý khách vào nội dung. Lựa chọn nội dung ước ao thay đổi. Chọn Insert Merge Field -> chọn tiêu đề cột cất nội dung

Bước 3: Match Fields

Kiểm tra cột email được sử dụng cho trường Email – Address vào Microsoft Outlook.

*
Bước 4: ngừng và gửi. Lựa chọn Finish & Merge

Edit individual document: để đổi khác nội dung mang lại những cá thể đặc biệtSend thư điện tử messages: giữ hộ mail sản phẩm loạtPrint Document: dùng để in một loạt rồi gửi bưu điện

Thông tin Merge email

To: dùng để làm in 1 loạt rồi nhờ cất hộ thư bưu điệnSubject line: title thưMail format: html: gởi mail dạng này thì format màu sắc, kiểu dáng chữ, chèn link hình hình ảnh thoải mái. plain text: mail không tồn tại định dạngBấm OK để bắt đầu gửi

*

Sử dụng Mail Merge vào Word gồm điều kiện

Để hoàn toàn có thể sử dụng Mail Merge vào Word tất cả điều kiện chúng ta làm theo những tùy chọn dưới đây:

Sử dụng Filter cùng với Mail Merge trong Word 

Bước 1: các bạn thực hiện đến cách 5 trong mục “Cách trộn thư trong Word 2010” nhằm mở Mail Merge Recipant lên.

Bước 2: Tiếp đến chúng ta chọn vào mục Filter.

*

Bước 3: tùy chỉnh thiết lập các điều kiện lọc trong vỏ hộp thoại Query Option.

*

Mail Merge vào Word có điều kiện – IfThenElse 

Bước 1: Đặt nhỏ trỏ tại vị trí đk IfThenElse

Bước 2: Vào Mailing -> Rules -> If…Then…Else

*

Và trên đó là những chia sẻ của bongbaynghethuat.vn về Mail Merge vào Word là gì. Nếu có ngẫu nhiên thắc mắc nào các chúng ta cũng có thể để lại bình luận bên dưới để được giải đáp. Ngoài ra các bạn có thể tham khảo một số bài viết khác bên dưới đây:

Mong rằng cách áp dụng Mail Merge trong Word ở trên sẽ hữu ích cho bạn. Đừng quên Like, mô tả và xẹp thăm bongbaynghethuat.vn hay xuyên để sở hữu thêm nhiều kiến thức mới mẻ giành cho dân văn phòng và công sở nhé.